Eine der überraschendsten Dinge bei der Hochzeitsvorbereitung ist die Erstellung der Gästeliste für die Hochzeit. Meist sieht man erst auf dem Papier, wie viele Menschen man überhaupt kennt und mag.

Wie finde ich die Gästeanzahl für eine Hochzeit heraus?

Ihr wisst bereits euer Budget für die Hochzeit? Dann ist dies ein guter Richtwert für die Kalkulation der Anzahl eurer Gäste. Rechnet am besten mit Kosten in Höhe von 100-200 EUR pro Person (je nach dem, welche Art Hochzeit ihr plant). Dieser Betrag multipliziert mit der Gästelisteanzahl zeichnet euch auf, ob das Budget reicht und ob ihr die Personenzahl kürzen müsst. 

Bedenkt aber auch, dass ihr von jedem Gast auch Geldgeschenke – wenn ihr das entsprechend in eurer Einladung kommuniziert – erhaltet. Gewöhnlich kann man hier mit 50 bis 100 EUR pro Person rechnen. 

Warum ist die Gästeanzahl so wichtig?

Auf Basis eurer soeben erstellten Gästeliste könnt ihr mit allen Dienstleistern besser kommunizieren. Die Gästeanzahl bei der Hochzeit entscheidet über die Größe der Location, den Ablauf der Hochzeit und ob der Caterer überhaupt so viele Gäste bewirten kann. 

Wie erstelle ich die Gästeliste?

Am praktikabelsten zum Erstellen einer Gästeliste ist eine Excel-Tabelle, hier könnt ihr ganz leicht Schritt für Schritt vorgehen:

Schreibt einmal alle Namen auf, die euch einfallen!

Hier hilft euch vielleicht diese Checkliste:

• Familie: Eltern, Geschwister, Großeltern
• Verwandte: Onkel, Tanten, Cousins und Cousinen, Großtanten und -onkel
• Enge Freunde
• Arbeitskollegen
• Bekannte
• Vereinsmitglieder
• Gäste Eurer Eltern
• Kinder
• Dienstleister (Trauredner, Fotograf, DJ, Band, Zeremonienmeister etc.)
• Gäste eurer Eltern

Nun kennt ihr die Anzahl aller Menschen, die für euch wichtig sind. Da ihr ja schon vorab die Anzahl abhängig von eurem Budget festgesetzt habt, müsst ihr jetzt den Rotstift zücken und wahrscheinlich einige potenzielle Gäste von der Liste streichen. 

Bedenkt aber auch, dass aus Erfahrung 5-10 % der Gäste absagen, da sie an eurem Tag leider nicht können.

Beim Rotstift schwingen hilft euch die Überlegung, dass es stets gewisse Personen gibt, die eingeladen werden sollten oder vielleicht aber auch besser nicht. Ihr kennt eure Pappenheimer am besten. Bevor es also Diskussionen gibt, schlaft eine Nacht darüber oder erstellt eine Tabelle mit den Pros- und Kontras. Diese könnt ihr gleich in die Excel-Liste als separate Spalte einfügen.

Eine Lösung wäre hier die Aufteilung der Gäste in verschiedene Veranstaltungen rund um eure Hochzeit:

Verschiedene Settings

Ihr kennt einfach zu viele Menschen und bekommt nicht alle unter den Hut? Das ist gar kein Problem, staffelt einfach die Anzahl eurer Gäste nach dem geplanten Tagesablauf:

1. die engsten Menschen zur Trauung oder
2. alle zur kirchlichen Trauung und dem anschließenden Sektempfang
3. Kaffee und Kuchen bis zum Dinner gemeinsam mit den älteren Herrschaften
4. die Hochzeitsparty mit all euren zusätzlichen Freunden, Kollegen und Bekannten, die schon am Polterabend dabei waren. 

Save-the-Date

Vermerkt euch, wem ihr bereits die Save-the-Date-Karte geschickt habt, je nach zeitnaher Absage könnt ihr jetzt noch „Nachrücker“ von eurer Liste einladen. 

Wer kann was?

Eure Gäste wollen euch gerne bei den Vorbereitungen helfen, notiert also in der Gästeliste zur Hochzeit in einer separaten Spalte sinnvolle eventuelle Aufgaben, so haben später auch die Trauzeugen gleich einen Überblick, wer was machen kann.

Hashtag „Oldtimer“

Eine schöne Möglichkeit, Ordnung in die Liste zu bekommen, ist es, eure Gäste nach verschiedenen Bereichen zu kategorisieren. Hier helfen praktische Hashtags, nach denen ihr eure Gäste in verschiedene Kategorien, Personenkreise und Gästegruppen einteilt. Schöne Hashtags wären hier: #seinefamilie #ihrefamilie #feuerwehr #angler #single #kinder

Auf diese Weise könnt ihr später bei der Planung der Sitzordnung oder der Verteilung der Gäste auf die jeweiligen Veranstaltungen besser die Plätze verteilen.

Schwierige Entscheidungen

Eine Sache sollte euch stets bewusst sein: Eure Hochzeit, eure Regeln! 

Auch wenn Großtante Stella zur Familie gehört, aber ihr Alkoholkonsum und ihr lautes Organ bedenklich sind und eigentlich will doch nur Mutti, dass sie kommt – ladet sie einfach nicht ein.

Ihr habt eine edle und exklusive Hochzeit geplant und Kinder würden nur stören? Kommuniziert das mit euren Gästen – wenn sie euch kennen, werden sie verstehen.

Oder all eure Freunde haben bereits Kinder und ihr könnt selbst kaum erwarten, bis es bei euch mit dem Nachwuchs losgeht? Anhand der Kinderzahl in der Liste wisst ihr, in welchem Rahmen ihr eine Kinderbetreuung organisieren müsst, damit die Rasselbande bespaßt werden kann.

Fazit

Umso konsequenter ihr eure Wünsche und Vorstellungen, aber auch die No-Gos äußert, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass dies eure perfekte Traumhochzeit ohne böse Überraschungen wird. 

Nach der Excel-Liste ist vor der Planung: denn nun könnt ihr auch die Anzahl der Einladungen gemäß eurem Farbkonzept und Hochzeitsmotto drucken lassen und die verschiedenen Dienstleister anfragen. Eine gut organisierte Gästeliste hilft euch als Leitfaden durch eure gesamte Hochzeitsplanung, vom Versand der Einladungen, der Abfrage der Allergien für den Caterer und der Anzahl der Tische in der Location und der dazugehörigen Dekoration bis hin zur zeitigen Planung der Gastgeschenke. 

Es wird eine wunderbare Hochzeit!

Wie habt ihr die Gästeliste für eure Hochzeit erstellt? Schreibt mir gerne einen Kommentar!